데이터 보호, 가용성 및 통찰력 분야의 글로벌 선도 기업 베리타스코리아 (www.veritas.com/kr, 대표 조원영)가 오늘 인스턴트 메시징(IM) 및 비즈니스 협업 애플리케이션 사용 시의 위험성에 대해 조사한 리서치 결과를 발표했다. 이번 조사 결과에 따르면, 한국 기업 근로자의 89%가 민감하고 중요한 비즈니스 데이터를 IM(인스턴트 메신저)이나 기타 비즈니스 협업 도구를 통해 공유하는 것으로 나타났다. 이는 전체 조사 대상국 평균인 71%를 상회하는 수치이다.

한국, 미국, 프랑스 등 10개국 총 12,500여 명의 근로자를 대상으로 진행된 베리타스의 ‘비즈니스 협업의 잠재적 위험성(Hidden Threat of Business Collaboration)’ 보고서는 중요한 비즈니스 데이터가 기업의 통제 바깥에 놓여, 기업이 위험에 노출될 수 있다는 점을 지적한다. 조사에 따르면, 전체 근로자 중 58%가 IM을 통해 공유하는 정보의 사본을 저장한다고 답하였다. 반면 지식근로자의 경우에는 54%, 한국 지식근로자의 경우 58%가 완전히 삭제한다고 답하였다. 만약 규제 기관이 업무의 서류 증거를 요청하는 경우 두 가지 상황 모두 회사에 제재 조치가 내려질 수 있다.

IM 및 비즈니스 협업 도구에서 공유되는 민감한 데이터로는 고객 정보(16%), HR 이슈 관련 세부사항(13%), 계약서(13%), 사업 계획(12%), 심지어 코로나19 검사 결과(13%) 등이 포함됐으며, 근로자의 3분의 1 미만만이 해당 도구를 통해 민감한 비즈니스 정보를 공유해본 경험이 없다고 답했다. 또한, 조사에 따르면 근로자들은 협업 도구가 논의나 합의에 대한 공식적인 기록이 될 수 없음을 알면서도, 이를 통해 계속해서 거래를 이어가고 주문을 처리하며 임금 인상 등에 합의하고 있는 것으로 나타났다. 실제로 응답 근로자의 51%만이 자신들이 일하고 있는 기업이 관련 정보를 적절하게 저장하고 있다고 생각한다고 답한 바 있다.

김지현 베리타스코리아 CTO는 “코로나 팬데믹 이후 모든 업무 방식이 재정립되었으며, IM 내 커뮤니케이션을 통해 비즈니스가 실행될 수 있도록 한국의 기업 환경 또한 빠르게 변화해왔다”며, “이제 기업은 비즈니스가 실행되는 플랫폼에 대한 데이터 보호 및 검색 전략을 강화해야 한다”고 밝혔다.

늘어난 협업 도구 사용으로 인한 데이터 관리의 복잡성 증가
조사에 따르면, 코로나19의 촉발 이후 근로자가 줌(Zoom)이나 팀즈(Teams) 등의 비즈니스 협업 도구에 사용하는 시간이 약 20% 증가하며 데이터 관리의 복잡성이 늘어나고 있는 것으로 나타났다. 이는 근로자들이 매일 평균 2시간 30분을, 특히 25%의 근로자는 근무 시간의 절반 이상을 비즈니스 협업 도구 사용에 할애하고 있다는 것을 뜻한다.

상당수의 기업이 현재 온라인 협업 도구를 사용하고 있으며, 해당 플랫폼 상에서 동의된 내용 또한 구속력 있는 것으로 받아들여지고 있는 것으로 확인됐다. 한국에서는 IM 및 협업 도구로부터 수신한 정보를 통해 31%의 근로자가 주문을 수락 및 처리했고, 23%는 구직자 추천을, 31%는 서명된 계약서를 수락했다.

한국의 조사 데이터에 따르면, 지식 근로자의 40%가 상사로부터 온라인 협업 도구 사용에 대해 주의를 받은 경험을 가지고 있음에도 불구하고 민감한 데이터가 계속해서 해당 플랫폼을 통해 공유되고 있는 것으로 나타났다. 또한, 이러한 권고가 무색하게 응답자의 93%는 계속해서 비즈니스 정보를 온라인 협업 도구를 통해 공유할 것이라고 응답했다.

이메일만큼 신뢰도를 보이는 IM
계약의 구속력을 보장하는 가장 신뢰도 높은 커뮤니케이션 방법이 무엇인지 물었을 때, 근로자의 신뢰도는 토론의 증거를 남길 수 있는지에 대한 여부에 기인하지 않는 것으로 나타났다. 한국의 경우, 95%의 근로자는 서면과 더불어 전화 통화를 신뢰할 수 있는 동의 수단으로 간주했으며, 이메일과 전자 서명이 93%로 그 뒤를 이었다. IM은 92%, 왓츠앱(WhatsApp)은 88%의 신뢰도를 얻었으며, 근로자의 82%는 소셜 미디어 채널을 통해 동의된 내용 또한 신뢰할 수 있는 증거로 간주했다.

이번 조사는 또한 국가 간 비교를 통해 흥미로운 패턴 몇 가지를 확인했다. 먼저, 한국 근로자의 35%는 인스턴트 메시징 앱을 통해 주문을 수락하고 처리할 수 있다고 답해, 조사 대상국 평균 34%, 미국 평균 29%을 상회하는 수치를 기록했다. 또한, 한국 근로자의 73%는 IM 앱을 통해 공유된 정보의 사본을 저장한다고 답했다. 이는 미국 근로자 58%, 영국 근로자 44%에 비해 현저히 높은 수치이다. 더불어 개인적 용도로 비즈니스 애플리케이션을 활용하고자 하는 근로자의 의지 또한 국가 별로 다양하게 나타났다. 한국과 중국 근로자의 57%는 개인적 대화를 위해 비즈니스 앱을 사용해본 경험이 있다고 밝힌 반면, 미국과 영국은 각각 47%, 32%를 기록했다. 또한, 일부 고용주는 애플리케이션 사용에 대한 보다 명확한 정책을 시행하고 있는 것으로 나타났는데, 한국의 경우 40%의 근로자가 고용주로부터 IM 사용에 대한 주의를 받은 경험이 있다고 답했다. 이는 전체 응답자 평균 30%을 상회하는 수치이다.

베리타스는 메시징 및 협업 도구를 통해 공유되는 데이터에 대한 제어권을 확보하려는 기업을 위해 몇 가지 권장 사항을 제시했다. 먼저, 기업의 요구 사항을 충족하는 일련의 메시징 및 협업 도구를 표준화하면 무분별하게 데이터가 퍼져나가는 것을 예방할 수 있다. 또한, 민감한 정보 공유를 위한 명확한 정책을 개발하고, 해당 정책이나 협업 도구가 활용되는 과정에서 근로자 교육을 강화해 민감한 정보에 대한 제어권을 확보하고 돌발적인 정책 위반 사례를 줄일 수 있다. 마지막으로, eDiscovery 및 SaaS 데이터 백업 솔루션을 통해 메시징 및 협업 도구에서 발생하는 데이터 세트를 기업의 데이터 관리 전략 내로 통합하면 근로자가 기업에 위험을 초래하지 않는 선에서 협업 도구를 최대한 활용하는 것이 가능해진다.