한국후지제록스(대표 우에노 야스아키, www.fujixerox.co.kr)는 서울 여의도에 위치한 신한금융투자 본사에 통합인쇄센터를 구축했다고 22일 밝혔다.

신한금융투자는 지난 1월부터 브로슈어, DM(다이렉트메일) 등 영업 활동에 필요한 인쇄물 제작 과정을 통합적으로 관리하고 직원들의 업무 효율성과 생산성을 향상시키기 위해 한국후지제록스와 협력을 시작했다.

한국후지제록스는 문서관리 컨설팅 노하우와 전문성을 바탕으로 신한금융투자의 기존 업무 환경에 대해 면밀히 분석하고, 문서 커뮤니케이션 환경 개선을 위한 컨설팅을 진행했다. 컨설팅 결과를 바탕으로 신한금융투자 본사에 통합인쇄센터를 구축했고 직원들의 업무환경 개선을 통한 핵심업무 집중, 전사적 비용절감, 보안강화 등 기존에 마케팅 인쇄물 제작 과정에서 발생하는 다양한 문제를 해결하기 위한 방안을 마련했다.

인쇄물 제작에 투입되는 인력과 시간 감축
이번 통합인쇄센터 구축을 통해 신한금융투자는 인쇄물 제작에 투입되는 내부 인력 및 소요시간을 대폭 감축, 직원들이 본연의 업무에 더욱 집중할 수 있는 업무환경을 만들었다. 통합인쇄센터 운영 전에는 신한금융투자 직원들이 직접 출력, 제본 등의 부가 업무를 처리했다. 이에 따라 내부 인력들의 불필요한 시간 낭비가 많았다. 하지만 통합인쇄센터 구축을 통해 인쇄물 제작 소요시간과 내부 제작 투입인원을 크게 줄일 수 있게 됐다. 또한 지점별 창구직원들의 업무환경도 개선했다. 창구직원들은 매년 수작업 DM 제작에 많은 시간을 소비하고 있었다. 하지만 통합인쇄센터를 활용함으로써 개인당 DM제작 소요 시간을 대폭 절감, 핵심업무에 집중할 수 있게 됐다.

웹 주문 시스템을 통한 간편한 인쇄물 제작 관리
또한 ‘웹 주문 시스템’을 적용해 인쇄물 주문접수, 발주부수 취합, 제작 상태 확인 등 인쇄물 제작 전 과정을 간편하게 관리 할 수 있게 했다. 특히 각 부서별 예산, 필요한 수량 관리를 더욱 편리하게 만들었다. 웹 주문 시스템에는 내가 속한 부서의 분기별 인쇄 잔여 예산이 표기되기 때문에, 담당자가 계획적으로 인쇄물을 제작할 수 있도록 돕는다. 또한 과거 본사에서 전국지점에 인쇄물을 일괄 배포하던 것과 달리, ‘웹 주문 시스템’을 통하면 각 영업점이 필요한 수량만큼 인쇄물을 신청할 수 있다. 이에 전사적으로 불필요한 출력을 줄여 비용 절감 효과까지 볼 수 있다.

내부 인쇄물 관리로 고객정보 유출 방지 및 반송물 주소 정비 강화
신한금융투자는 통합인쇄센터 구축을 통해 개인정보 유출에 대한 걱정 없이, 인쇄물의 제작부터 발송까지의 모든 업무를 내부에서 처리 할 수 있게 됐다. 특히 외주 DM 발송 업체를 통하지 않고 내부에서 인쇄물 발송과 관련한 모든 과정이 진행되기 때문에 민감한 고객 정보 유출의 위험성을 크게 낮췄다. 또한 통합인쇄센터를 활용하면 DM이 반송된 경우, 담당 지점에 반송된 고객 리스트를 신속히 공유할 수 있고 잘못된 주소록을 빠르게 정비할 수 있다. 이에 따라 보다 정확한 주소로 영업용 DM을 발송할 수 있고, 이는 지점 영업력 강화에도 도움을 줄 수 있을 것으로 보인다.

또한 한국후지제록스는 신한금융투자의 통합인쇄센터에 인쇄전문가(Document Advisor, DA)를 상시 배치해 인쇄업무 전반을 지원할 계획이다. 인쇄전문가는 비용, 품질, 납기 등을 고려해 신한금융투자에 적합한 인쇄물 제작방식을 제안하기도 하고 최종 인쇄 품질까지 관리할 예정이다. 더불어 한국후지제록스는 통합인쇄센터의 운영시간을 저녁 9시부터 익일 새벽 5시까지 확대하는 등 직원들의 업무 편의성을 높인다는 계획이다.

한국후지제록스 우에노 야스아키 대표는 “한국후지제록스는 기업의 업무 생산성 향상을 돕는 최고의 비즈니스 파트너가 되는 것을 목표로 하고 있다”며 “자사의 문서관리 아웃소싱 서비스를 통해 신한금융투자가 직면한 업무 효율 개선, 비용절감, 보안 등의 과제를 해결하고, 핵심 업무에 집중 할 수 있도록 지원해 나갈 예정이다”고 전했다.