폴리콤코리아(대표 피터 A. 리브 http://www.polycom.co.kr, http://www.facebook.com/polycom.korea)는 오늘, 전국 17개 교육청과 교육부, 유관기관(한국교육학술정보원, 여의도 교육시설재난공제회)에 업무 효율성 향상과 신속한 협의를 위해서 폴리콤 리얼프레즌스 그룹(Polycom RealPresence Group) 시리즈를 비롯한 고품질 영상 협업 솔루션을 공급했다고 밝혔다.

전국 시도 교육청과 유관기관 간의 신속한 의사결정 위해 폴리콤 솔루션 도입
이번 사업으로 서울시교육청을 비롯한 전국 17개 시도 교육청과 교육부, 한국교육학술정보원, 여의도 교육시설재난공제회에 폴리콤 영상협업 솔루션이 구축되었다. 또한 서울시교육청 산하의 11개 교육지원청에도 데스크톱용 영상회의 솔루션을 보급하여 본청과 협의를 할 수 있도록 추가 지원했다.

서울시교육청은 무엇보다 천재지변, 국방상 위기, 전염병 확산, 학생 안전사고, 각종 재난이나 재해 상황 등 국가 위기 상황에서 교육감들이 신속하게 의사결정을 내릴 수 있도록 하기 위한 방안으로 영상회의 솔루션 도입을 결정했다. 뿐만 아니라 유관기관 및 정부 청사의 지방 이전으로 인해 회의를 위한 출장이 잦아짐에 따라 그로 인한 출장 비용과 시간, 그리고 출장으로 인한 업무 공백을 줄여 업무 효율성과 생산성을 높이기 위해서 영상회의를 적극 도입하게 되었다.

이번 사업에서 도입된 폴리콤 솔루션으로는 미디어 콘퍼런싱 플랫폼 RMX2000, 폴리콤 리얼프레즌스 분산 미디어 애플리케이션(Polycom RealPresence Distributed Media Application), 폴리콤 이글아이 디렉터(Polycom EagleEye Director), 폴리콤 리얼프레즌스 그룹 500, 310(Polycom RealPresence Group 500, 310), 폴리콤 리얼프레즌스 컨빈(Polycom RealPresence Convene), 터치 콘트롤러(Touch Controller), 폴리콤 리얼프레즌스 데스크톱(Polycom RealPresence Desktop) 등이 있다.

영상협업 솔루션 도입 촉진 위해 관리와 사용 편의성 고려
서울시교육청은 직원들이 거부감이나 불편 없이 활용할 수 있도록 사용자 경험 측면의 편리성을 중요하게 생각했으며 무엇보다 업무 효율성과 생산성을 위해 제품의 품질을 가장 우선적으로 생각했다. 특히 네트워크 속도나 영상, 음성 전달에서 시간차가 생기는 경우는 없는지, 보안상의 문제는 없는지 등을 유념해서 선정했다. 또한 관리 및 운영 측면에서도 업무 부담을 덜고, 영상회의 활용 문화를 빠르게 정착시키기 위해서 설치와 관리, 사용의 편의성을 고려했다. 교육부와 한국교육학술정보원에서는 이미 영상회의 솔루션을 사용하고 있었으므로 기존 솔루션과의 호환성도 종합적으로 고려했다. 먼저 도입했던 다른 정부기관의 사례를 참고하고, 여러 번의 테스트와 제품 시연을 거친 결과 이러한 요구사항에 가장 잘 부합하는 폴리콤 솔루션을 최종적으로 선택하게 되었다.

서울시교육청은 올 4월부터 폴리콤의 영상회의 솔루션을 사용하여 서울교육협의회(서울시교육청 20개 과의 과장과 지역 교육청의 교육장, 산하기관의 연구정보원이 참석하는 회의)를 진행할 예정이다. 영상회의 솔루션을 통한 서울교육협의회는 일단 시범적으로 운영되며, 향후 정기적인 운영 계획이 결정된다. 또한 전국 시도 교육청 및 유관기관 등이 함께하는 회의에서도 폴리콤 영상회의 솔루션이 사용되고 있다. 이 같은 큰 규모의 회의뿐만 아니라 서울시교육청 본청 담당자와 지역청 담당자 간의 소규모 회의에도 영상회의 솔루션이 사용되고 있다.

도입 이후에는 영상회의 솔루션의 활용을 보다 활성화하기 위한 노력도 꾸준히 진행하고 있다. 서울시교육청의 주도하에, 서울시교육청 산하의 11개 교육지원청 담당자들과 전국 17개 교육청 담당자들을 대상으로 영상회의 솔루션 활용 및 설치와 관련된 교육이 이루어졌다. 또한 본청 직원 전원을 대상으로 한 서울시교육청의 월례조회에서도 영상회의 솔루션 활용 교육을 진행했다. 이 같은 적극적인 시연, 교육 및 활성화 노력으로 담당자 및 간부, 교육감들에게 좋은 반응을 얻고 있다.

타 지역으로의 출장 횟수를 줄여 업무 방식을 변화시키고 업무 효율성 증대
서울시교육청은 이번 영상회의 솔루션 구축으로 지방에 있는 유관기관과의 협의가 빠르고 효율적으로 바뀌었다고 밝혔다. 영상회의 솔루션을 사용하면서 대구시에 있는 한국교육학술정보원과 세종시로 이전한 교육부와의 협의를 위한 이동시간과 이동을 위한 비용이 크게 줄어들었다. 영상회의 솔루션을 도입하기 전인 2014년 1월에서 7월까지 7개월 간의 서울시교육청 출장 현황을 보면 총 출장 건수는 515건이었고 출장 인원은 634명이었다. 서울시교육청은 영상회의 솔루션 도입을 통해서 이같이 출장에 드는 비용을 절감하고, 이동시간을 줄여 직원들의 업무 생산성을 향상시키고 업무 손실을 줄일 수 있을 것으로 기대하고 있다.

또한 사용자 경험 측면에서도 폴리콤의 영상회의 솔루션은 터치스크린 형태의 인터페이스를 지원하여 사용자가 쉽고 직관적으로 제품을 사용할 수 있다. 이글아이 디렉터(Polycom EagleEye Director) 카메라는 회의 중 화자를 자동으로 추적하기 때문에 별도의 조작 없이도 자연스러운 회의 경험을 누리도록 한다. 이 같은 쉽고 간편한 사용법은 조직 내 영상회의 솔루션 활용 활성화에 큰 도움이 되고 있다.

서울시교육청은 2차 사업으로 가평에 있는 학생교육원 본원과 대성리, 대천, 퇴촌면에 있는 분원, 서울시 산하의 교육연수원 및 교육연구정보원에 폴리콤 솔루션 추가 도입을 검토하고 있다. 향후 영상회의 솔루션 활용 정도에 따라, 나머지 서울시 교육기관의 사업소에도 도입할 예정이다.

이번 영상회의 솔루션 구축을 담당한 서울시교육청 정보화담당관 박춘희 사무관은 “메르스와 같은 전국 재난 사태에 대비하고, 교육부와 전국의 시도교육청이 신속하게 논의를 할 수 있도록 폴리콤의 고품질 영상회의 솔루션을 도입하게 되었다. 이를 통해, 교육부-시도교육청 간 원격 영상회의를 일상화하여 출장에 드는 시간과 경비를 절감하고 업무 능률 향상시킬 뿐만 아니라, 정확한 의사전달로 신속한 정책 결정을 통해 일하는 방식 개선 및 행정 효율 향상을 기대하고 있다”고 말했다.

폴리콤코리아 민경석 지사장은 “세종 정부 청사 이전으로 인해서 공공기관의 업무 방식이 점차 달라지고 있다. 앞으로도 더 많은 공공기관과 기업들이 출장에 드는 비용과 시간을 줄이고 업무 효율성을 높이기 위해서 영상회의 솔루션을 도입할 것으로 보고 있다”라고 하면서 “폴리콤은 고객들에게 최고의 협업 경험을 제공할 수 있도록 노력하고 있으며, 변화하는 업무 환경에 최적화된 솔루션 공급에 주력할 것이다”라고 말했다.