한국마이크로소프트가 강남 포스코 사옥에서 광화문 사옥으로 이전한지 1주년을 맞아 프리스타일 워크플레이스(Free Style Workplace) 구축 성과와 차세대 기업의 오피스 환경인 디지털 워크플레이스(Digital Workplace)에 대한 비전을 제시했다.

한국마이크로소프트는 1년전 이전하면서 업무 공간을 ‘공간-사람-기술’이 조화를 이룬 ‘프리스타일 워크플레이스’로 전환한 바 있다. 기존의 획일화된 책상과 파티션을 대신 자유로운 분위기를 만들어 냈으며, 책상 위에는 업무를 위한 디바이스만 존재해 모든 업무는 디바이스로 처리 가능한 환경을 만들어 책상 위가 깔끔하다. 또한 언제 어디서든지 어떤 디바이스로 업무를 이어서 할 수 있도록 했다. 이처럼 업무 유형에 맞는 목적별 업무 환경 및 개개인의 업무 스타일을 고려해 지원하는 신개념 오피스로 변모하면서 업무 생산성과 효율성 모두를 향상하게 됐다.

한국마이크로소프트의 ‘프리스타일 워크플레이스’는 고정된 자리가 없이 개인의 업무 스타일에 맞춰 폰룸, 미팅룸, 포커스룸 등 최적화된 공간을 선택해 일할 수 있도록 했다. 벽과 파티션을 제거함으로써 회의실 수와 기타 협업 가능 공간이 기존 사무실에 비해 각각 3.2배, 2.7배 증가했다. 이를 통해 협업 시간이 양적, 질적으로 모두 향상한 것으로 나타났다. 자체 조사결과, 직원들이 하루 중 최소 2인 이상이 협업하는 업무 시간이 일 평균 3~4.5시간으로 기존에 비해 약 1.5배 증가했다. 또한 직원들의 동선이 자연스럽게 겹치도록 공간을 디자인해 일 평균 1.5회로 이루어지던 형식적인 미팅은 감소했으며, 다양한 규모와 형태의 회의가 일 평균 3~5회로 증가했다.

이와 더불어, 기존 온프레미스(On-premise)에서 전사가 클라우드 기반 오피스인 ‘오피스 365’로 성공적으로 전환을 완료함으로써, 직원 간 소통이 더욱 강화되고 신속해졌다. 오피스 365 링크(Lync) 기반 온라인 회의 및 화상 회의가 기존에 하루 1.5건에서 최근에는 2.5건으로 상승하였으며, 인당 하루 평균 모바일 회의 참여 건수가 1.2건에 달할 정도로 모바일 디바이스를 통한 미팅 참여가 보다 활발해졌다. 문서 공유 방식 또한 기존 이메일 첨부에서 클라우드를 통한 공유가 30%에 이르는 것으로 나타났다. 결과적으로 문서 공유, 불필요한 회의, 미팅 준비, 이동 등에 걸리는 시간이 대폭 줄어 개인별로 15%~30% 추가 시간을 창출, 업무 효율성이 크게 증가했다.

기존 오피스는 유선이 70%를 차지하였으나 현재는 무선이 95%로 사옥 내 어디서나 무선으로 업무가 가능하다. 업무에 활용하는 디바이스로는 태블릿 PC가 40~50%, 모바일 디바이스가 20~30%로 나타나 즉각적인 커뮤니케이션과 업무 대응 시간을 줄일 수 있게 됐다. 또한 모바일 디바이스로 언제 어디서나 업무가 가능해지면서 자연스럽게 재택근무, 자율 출퇴근이 늘어나고 유연 근무가 보다 활성화되어 직원 만족도가 89%에 이르는 것으로 조사됐다.

인사 고과 또한 상대 평가 및 등급 제도 대신 360도 다면 평가를 통해 여러 부서에 대한 상호 기여도를 판단할 수 있도록 바꿨다. 따라서 어디서 어떻게 일하든 업무에 대해서는 상대방과 투명하게 공유되기 때문에 인사 평가에도 무리가 없다. 또한 영업과 마케팅 등 부분별 별도의 조직이 아닌 하나의 회사로서 기업의 문화가 정착될 수 있고, 각 분야 집단별 커뮤니티 운영, 최신 트렌드 및 정보 등에 대한 공유 등 다양한 장점이 드러난다.

한국마이크로소프트는 1년간 ‘프리스타일 워크플레이스’ 성과를 바탕으로 차세대 기업 오피스 환경을 뜻하는 ‘디지털 워크플레이스(Digital Workplace)’ 비전을 제시했다. 디지털 워크플레이스는 디지털화가 가속화되는 세상에서 업무 환경을 IoT(사물인터넷) 기반으로 제공해 모든 것이 디지털 디바이스와 서비스로 업무가 가능하고, 클라우드 소셜, 모빌리티, 빅데이터가 직원 개개인의 업무로 실행될 수 있는 환경이다. 프리스타일 워크플레이스가 물리적 공간의 혁신에 보다 주목했다면, 디지털 워크플레이스는 IT 업무 환경도 공간과 함께 혁신이 가속화된 것이다.

디지털 워크플레이스는 오피스 365를 기반으로 직접 데이터를 가공 및 분석하여 실시간 공유하고 협업할 수 있는 ‘애널리틱 엔터프라이즈(Analytic Enterprise)’, 야머(Yammer)나 델브(Delve)와 같은 소셜 네트워크 서비스(SNS)를 정보 전달, 검색, 공지 등 협업과 커뮤니케이션에 활용하는 ‘소셜 엔터프라이즈(Social Enterprise)’, 어디서나 일할 수 있는 ‘모바일 엔터프라이즈(Mobile Enterprise)’, 클라우드로의 인프라 확장 및 통합을 의미하는 ‘플랫폼 엔터프라이즈(Platform Enterprise)’를 포괄하는 업무 환경이다.

한국마이크로소프트 김 제임스 사장은 “한국마이크로소프트의 공간, 사람, 기술 중심 ‘프리스타일 워크플레이스’는 ‘모바일 퍼스트, 클라우드 퍼스트’ 시대에 ‘생산성 및 플랫폼 기업’으로서의 비전을 그대로 담고 있다”라며 “신사옥으로 이전한지 1년 만에 약 4만 5천명이 다녀가는 등 비즈니스를 혁신할 새로운 오피스 환경에 대한 관심이 높은 만큼, 프리스타일 워크플레이스 전환 성과가 향후 기업들에게 참고할 수 있는 좋은 사례가 될 수 있기를 바란다”고 밝혔다.