줌 비디오 커뮤니케이션즈(Zoom Video Communications; 이하 줌)가 줌 기능을 최대로 활용해 생산성과 업무 효율성을 높이고 더욱 효과적으로 커뮤니케이션 할 수 있는 유용한 팁 일곱 가지를 공유했다.

소회의실 활용하기: 소회의실(Breakout Rooms)은 회의 참가자를 여러 개의 작은 그룹으로 나눠 분산시킬 수 있는 기능이다. 호스트가 참가자를 특정 회의실로 배정할 수도 있고, 참가자가 스스로 원하는 소회의실에 들어가도록 권한을 부여할 수도 있다. 이 기능은 특히 비대면 박람회나 프로젝트 단위로 팀을 운영할 때 매우 유용하다. 주제에 맞게 참가자를 나누어 트레이닝이나 브레인스토밍을 진행할 수도 있다. 호스트가 소회의실 마다 이름을 붙이고 변경할 수 있기에 쉽게 참여할 수 있으며, 줌 계정 없이 회의에 들어온 참가자도 모두 지원한다. 줌도 사내 커뮤니케이션에 소회의실 기능을 활용하고 있다. 줌만의 독특한 조직문화인 ‘줌 룰렛’이 대표적이다. 한 달에 한 번 전 직원이 참여하는 대규모 회의 중 무작위로 소회의실을 만들고, 그 안에 모인 직원들이 현재 담당하고 있는 업무를 공유하며 서로에 대해 알아가는 시간을 보낸다. 이는 기존에 구내식당 등 업무 공간을 오가며 자연스럽게 다른 직원과 소통하던 상황을 재현한다.

자료 공유용 카메라 활용하기: 회의 호스트인데 여분의 웹캠이 있다면 자료 공유 디바이스로 활용해보자. 두 대의 웹캠을 연결해두고, ‘고급>두 번째 카메라 콘텐츠’를 선택하면 화이트보드나 책상, 준비한 자료를 카메라에 비춰 다른 이와 공유할 수 있다. 반드시 웹캠이 아니어도 괜찮다. 스마트폰, 태블릿 등 보유하고 있는 디바이스에 내장된 카메라를 사용해도 된다.

다중 디바이스로 구현하는 카메라 효과: 여러 대의 디바이스를 보조 카메라로 활용해 회의 화면을 역동적으로 구현할 수 있다. 여러 대의 카메라로 다양한 피사체를 보여주거나 갤러리 뷰 모드에서 여러 대의 카메라로 하나의 피사체를 각기 다른 구도로 보여주도록 하는 등이다. 호스트가 참가자 화상 위치를 조정한 후, 오른쪽 상단 모서리에 있는 ‘보기’에 들어가 ‘호스트의 화상 배치 따라하기’를 클릭하면 참가자는 호스트가 지정한 순서대로 회의 화상을 보게 된다.

줌 채팅 기능 활용하기: 줌 클라이언트에 있는 인스턴트 메신저 ‘줌 채팅’을 통해 회의를 빠르게 열거나 다른 회의에 곧바로 참여할 수 있다. 줌 채팅은 업무상 필요한 팀원 간의 신속한 소통을 매우 탁월하게 지원한다. 조직 차원의 공지사항을 발표하는 등 전방위적인 커뮤니케이션을 효과적으로 진행할 수도 있다. 줌 사용자라면 줌 채팅을 무료로 이용할 수 있으며, 줌 채팅에서 다양한 채널을 만들어 그룹별로 또는 1대 1로 체계적인 커뮤니케이션을 할 수 있다. 일례로, 별도의 사내 공지 채널을 개설해 공지문 작성 권한을 임원진 혹은 커뮤니케이션 담당자에게만 부여하면 간단한 방법으로 원활한 사내 커뮤니케이션을 도모할 수 있다.

다른 채널로 연결하는 링크 추가하기: 어떤 채팅 채널에서 팀원들과 이야기 하던 중 주제가 바뀌면 필요에 따라 팀원 일부를 다른 주제의 채널로 이동시켜 대화를 이어나갈 수 있다. 채팅창에 해쉬태그와 함께 #[이동할 채널명]을 입력하면 다른 채팅 채널로 연결되는 다이렉트 링크가 생성된다.

이모지를 활용한 투표: 이모지를 투표 기능에 활용하면 빠르고 캐주얼한 방식으로 피드백을 주고받을 수 있다. 투표에 이모지를 활용하면 엄지척(thumbs-up), 반대(thumbs-down), 하트 등 반응(reaction) 기능을 사용하게 되므로 딱딱하지 않은 분위기에서 팀원들의 반응을 살펴보기에 적합하다.

나만의 이모지 만들기: 채팅창 우측 하단에 있는 스마일 모양의 아이콘을 클릭하고 ‘저장된 이모지’에 들어가면 우측에 ‘이모지에 추가’ 버튼이 나온다. 여기에 자주 사용하거나 좋아하는 gif 포맷 이미지를 추가해 나만의 이모지를 만들 수 있다.

줌은 자세한 설명 없이도 누구나 손쉽게 이용할 수 있는 직관성과 단순함을 자랑하며, 2020년 4월 기준 일일 참가자가 3억명을 돌파하기도 했다. 사무실로 출근할 수 없을 때, 팀이나 조직이 고객을 방문하러 출장을 갈 수 없을 때, 학생이 현장 수업에 참가할 수 없을 때, 친구와 직접 어울릴 수 없을 때와 같은 상황에서 줌은 서로를 연결하고 생산성을 유지하며 기쁨을 나눌 수 있는 플랫폼을 제공한다.